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财务人员最喜欢的Excel中7个技能,让工作事半功倍!

来源:逸仙企管 发布时间:2018-2-1 0:00:00 关注:444

在信息化时代,EXCEL软件几乎是每个职场人士所必备的,财务人员想要工作效率快,逸仙企管会计告诉你以下几个技能,让你的工作事半功倍。


1、打开慢、公式更新慢

现象:

打开excel表格非常缓慢,更新数据时一直在运算。有时要几分钟才能打开和更新结束。

原因:

文件中公式太多,特别是数组公式过多。

解决方法:

1、优化公式,尽量少数用数组公式。有时可以用添加辅助列的方法替换数组公式。

2、运算模式改为手动运算。(公式 - 运算模式 - 自动改为手动),需要更新时按F9键。



2、查找工作表
现象:

如果一个excel文件中有几十或上百个工作表,查找工作表是一件很费时间的工作。

解决方法:

1、在工作表标题左边的调整进度按钮上单击右键,右键菜单上选取要找的工作表即可。



2、选取经常要用的工作表,在名称框中输入标记该表的名称。需要找它时只需要在名称框中选取即可。

 


3、取消工作表隐藏

现象:

取消多个隐藏的工作表时,需要逐个点取消隐藏。如果需要取消隐藏的很多,很费时间。

原因:

excel没有提供批量取消隐藏的命令。

解决方法:

借用自定义视图,取消所有工作表隐藏,保存为自定义视图。需要取消隐藏时,只需要选取该自定义视图。



4、文本型数值转换

现象:

从其他软件中导到excel中的数据多是文本类型。需要一个一个的双击单元格才能将数值转换成文本。小编遇到有同事为了转换6000多行的数据,点了一上午也没点完。

解决方法:

如果有绿三角,打开绿三角,点“转换为数值”,如果没有绿三解,双击第1个格,待绿三角出现后再点“转换为数值。




5、删除重复值

现象: 

客户明细表是包括了客户的每一次消费记录,如果想提取信息就需要把重复的删除掉。小编原来的同事是先排序,然后删除重复的。上万个客户,估计需要三天时间吧。

解决方法:

1、excel2003中可以用高级筛选的方法,在高级筛选窗口中有一个“筛选不重复数记录”的选项,选中它。



2、excel2007和2010版直接就提供了删除重复项的功能。


6、删除插入的图形

现象:

从网页上复制的表格到excel后,会带入大量的图片、图标或图形。有时会有成千上万个,逐个选取删除真的不太现实。

解决方法:

ctrl+g打开定位窗口 - 定位条件:对象 - 选取所有图片、图形。按delete键删除。




7、把excel表格粘到PPT里

现象:

小编原来的工作是做数据分析,分析好的数据要以PPT的形式在集团会议上展示。因为PPT需要做几百页,所以excel的表格、图表粘到PPT里需要一两天的时间,还容易粘错。

解决方法:

做一个和excel同步更新的模板。复制excel中的表格或数据,打开PPT。文件 - 粘贴 - 选择性粘贴。



在打开的窗口中,选中“粘贴链接”

 


以后excel表格更新后,打开PPT时会自动弹出是否更新链接。点更新后PPT的数据即会自动更新。

 

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